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회사에서 필요한 자료를 찾으려고 메신저 대화를 다시 올려보거나, 예전에 받은 이메일을 검색해본 경험이 있다면 사내 정보가 여러 곳에 흩어져 있을 가능성이 큽니다.

공지사항은 메신저에 있고, 업무 양식은 공유폴더에 있으며, 부서별 자료는 담당자가 따로 가지고 있는 식입니다. 직원 수와 자료가 많아질수록 어디에 무엇이 있는지 아는 사람만 쉽게 찾는 상황도 생길 수 있습니다.

사내 인트라넷 제작은 이런 공지와 업무 자료를 한곳에서 확인할 수 있도록 정리하고, 직원마다 필요한 정보에 접근할 수 있게 만드는 작업입니다.

직원이 자주 찾는 정보가 먼저 보여야 합니다

인트라넷에 기능이 많아도 자주 사용하는 메뉴가 찾기 어렵다면 직원 입장에서는 불편할 수 있습니다.

출근해서 가장 먼저 확인하는 전사 공지, 자주 내려받는 사내 양식, 부서별 자료, 최근 등록된 문서처럼 이용 빈도가 높은 정보는 접근하기 쉬운 위치에 두는 편이 좋습니다.

예를 들어 첫 화면에서 다음과 같은 내용을 바로 확인할 수 있습니다.

회사마다 자주 사용하는 정보가 다르기 때문에 정해진 인트라넷 화면을 그대로 적용하기보다 실제 이용 패턴을 기준으로 우선순위를 정하는 편이 자연스럽습니다.

사내 인트라넷 디자인도 화려하게 꾸미는 것보다 직원이 로그인한 뒤 필요한 메뉴를 빠르게 찾을 수 있는 화면인지가 먼저입니다.

공지와 자료실은 역할을 나눠두는 편이 좋습니다

처음에는 게시판 몇 개만 있어도 충분해 보일 수 있습니다.

하지만 자료가 계속 쌓이기 시작하면 전사 공지와 부서 공지, 사내 양식과 업무 매뉴얼이 한곳에 섞이면서 다시 찾기 어려워질 수 있습니다.

공지사항은 직원에게 알려야 하는 내용을 전달하는 공간이고, 자료실은 필요할 때 다시 찾아 사용하는 문서를 보관하는 공간으로 나눌 수 있습니다.

회사 상황에 따라 전사 공지와 부서 공지를 분리하고, 자료실 역시 업무 양식·규정·교육자료·매뉴얼처럼 성격에 맞춰 나눌 수 있습니다.

처음부터 메뉴를 지나치게 세분화할 필요는 없지만, 앞으로 자료가 쌓였을 때도 구분하기 쉬운 기준을 만들어두는 편이 관리하기 좋습니다.

자료가 많아질수록 검색하기 쉬워야 합니다

인트라넷에 자료를 많이 모아두는 것만으로 직원들의 불편이 모두 해결되는 것은 아닙니다.

몇 달 전에 등록된 문서나 이름이 정확히 기억나지 않는 파일을 찾으려면 결국 검색이 필요할 수 있습니다.

자료 제목이나 내용에 포함된 단어로 찾거나, 게시판과 카테고리를 기준으로 범위를 좁힐 수 있다면 원하는 문서를 찾기가 훨씬 수월합니다.

중요한 공지는 상단에 오래 노출하고, 자주 사용하는 양식은 별도로 바로 연결하는 방법도 있습니다.

예전에 사용하던 문서와 최신 문서가 같이 남아 있다면 직원들이 어떤 파일을 사용해야 하는지 헷갈릴 수 있으므로 자료를 등록하고 수정하는 방식도 함께 정리해두는 편이 좋습니다.

부서마다 볼 수 있는 정보가 다를 수 있습니다

모든 사내 정보를 모든 직원이 똑같이 볼 필요는 없습니다.

전사 공지는 전체 직원에게 보여주되, 특정 부서의 업무 자료는 해당 부서만 확인하도록 구성해야 하는 경우가 있습니다.

예를 들어 영업팀 자료실과 개발팀 자료실을 각각 운영하거나, 일부 게시판은 특정 담당자만 글을 작성할 수 있도록 나눌 수 있습니다.

운영 담당자에게는 전체 자료를 관리할 수 있는 권한이 필요하지만 일반 직원에게는 열람만 허용하는 메뉴도 있을 수 있습니다.

그래서 사내 인트라넷 제작 전에 조직도를 그대로 시스템에 옮기려고 하기보다 어떤 정보는 누가 보고, 누가 등록하고, 누가 수정해야 하는지부터 생각해보는 편이 좋습니다.

권한 구조가 복잡한 회사라면 부서와 담당자 역할을 기준으로 필요한 범위를 먼저 정리하면 화면과 관리자 기능을 설계하기도 쉬워집니다.

관리자는 공지와 자료를 직접 바꿀 수 있어야 편합니다

사내 공지를 올리거나 자료를 교체할 때마다 개발자에게 요청해야 한다면 운영 과정이 번거로워질 수 있습니다.

공지 제목과 내용, 첨부파일을 등록하거나 기존 자료를 수정하는 일처럼 자주 발생하는 업무는 내부 담당자가 직접 처리할 수 있는 편이 실용적입니다.

운영 담당자가 여러 명이라면 누구나 모든 메뉴를 관리하게 할지, 담당 부서의 메뉴만 수정하게 할지도 정할 수 있습니다.

예를 들어 인사 담당자는 인사·복지 관련 게시판을 관리하고, 각 부서 담당자는 자기 부서 자료만 등록하는 방식입니다.

이때 관리자 화면도 기능을 많이 넣는 것보다 실제로 담당자가 반복해서 처리하는 업무를 편하게 할 수 있는지를 보는 것이 좋습니다.

직원이 자주 찾는 메뉴부터 첫 화면에 보여주는 편이 좋습니다

사내 인트라넷 디자인을 잡을 때 관리자 입장에서 보여주고 싶은 메뉴부터 늘어놓으면 첫 화면이 복잡해지기 쉽습니다.

직원은 매번 전체 메뉴를 살펴보기보다 필요한 정보를 빠르게 확인하고 업무로 돌아가고 싶어합니다.

그래서 첫 화면에서는 최근 공지와 자주 쓰는 자료, 부서 메뉴, 검색처럼 이용 빈도가 높은 항목을 중심으로 구성할 수 있습니다.

반대로 자주 사용하지 않는 메뉴까지 같은 비중으로 크게 배치하면 어디를 먼저 봐야 하는지 알기 어려울 수 있습니다.

메뉴 이름도 회사 내부에서 실제로 사용하는 표현과 너무 다르면 직원들이 원하는 메뉴를 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.

사내 인트라넷과 업무관리 시스템은 필요한 기능이 조금 다릅니다

회사의 내부 시스템을 알아보다 보면 인트라넷과 업무관리 시스템의 경계가 헷갈릴 수 있습니다.

사내 인트라넷은 공지, 문서, 자료실처럼 직원들이 공통으로 확인하고 사용하는 내부 정보를 관리하는 역할에 초점을 둘 수 있습니다.

반면 특정 업무의 접수, 처리 상태, 승인 과정처럼 업무 자체의 진행 과정을 관리해야 한다면 별도의 업무관리 기능이 필요할 수 있습니다.

물론 회사에 따라 두 기능을 함께 사용하는 경우도 있습니다.

처음 제작 범위를 정할 때는 지금 필요한 것이 자료를 쉽게 공유하고 찾는 환경인지, 실제 업무 처리 과정까지 시스템에서 관리해야 하는지 구분해보면 필요한 기능을 정하기가 쉬워집니다.

제작 전에 현재 자료가 어디에 있는지부터 살펴보세요

인트라넷을 만들기 위해 모든 메뉴와 기능을 미리 확정할 필요는 없습니다.

현재 회사에서 정보를 어떻게 공유하고 있는지부터 살펴보면 필요한 기능이 자연스럽게 보이기 시작합니다.

예를 들어 다음과 같은 내용을 정리해볼 수 있습니다.

이 정도만 정리해도 필요한 게시판과 자료실, 검색, 권한, 관리자 기능의 범위를 훨씬 구체적으로 잡을 수 있습니다.

기능을 많이 넣는 것보다 지금 회사에서 반복적으로 겪고 있는 불편을 먼저 해결하는 쪽에서 시작하는 편이 실용적입니다.

샤이닝에서는 사내 인트라넷을 어떻게 제작하나요?

자주 묻는 질문

직원이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있어야 합니다

사내 인트라넷은 게시판을 많이 만드는 것보다 직원이 필요한 공지와 자료를 빠르게 찾고, 담당자가 내용을 편하게 관리할 수 있는지가 중요합니다.

전사 공지와 부서별 자료를 어떻게 나눌지, 자주 쓰는 문서를 어디에서 보여줄지, 검색과 권한은 어떻게 구성할지에 따라 실제 사용 편의도 달라질 수 있습니다.